Warunki użytkowania

PL — WARUNKI UŻYTKOWANIA I REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG (TERMS & CONDITIONS)

Data ostatniej aktualizacji: 04.08.2025
Wersja: 1.0

§ 1. Postanowienia ogólne i dane Usługodawcy

Operatorem serwisu, Portalu Klienta (CRM) oraz dostawcą usług jest CREATENSE LTD, zarejestrowana w Rejestrze Spółek dla Anglii i Walii (Companies House) pod numerem 16627638.
Registered Office: 3 Desmond Avenue, Hull, United Kingdom, HU6 7JY.
Kontakt: hello@creatense.com.
Usługi świadczone są przede wszystkim w modelu B2B (dla przedsiębiorców), w szczególności dla branży beauty, twórców, artystów oraz organizatorów eventów.
Status podatkowy: na dzień publikacji niniejszego dokumentu spółka nie jest zarejestrowanym płatnikiem VAT w Wielkiej Brytanii (Non-VAT registered).
Ochrona danych: spółka jest zarejestrowana w UK Information Commissioner’s Office (ICO) jako administrator danych: ZC041628.
Korzystanie z Serwisu, rejestracja w Portalu Klienta, wysłanie formularza, akceptacja oferty/SOW lub rozpoczęcie współpracy oznacza akceptację niniejszych Warunków.

§ 2. Definicje

Klient – przedsiębiorca/podmiot gospodarczy lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, korzystająca z Usług lub Portalu Klienta.
Usługi – działania marketingowe i doradcze, w tym m.in.: zarządzanie kampaniami reklamowymi (np. Meta Ads, Google Ads), strategia, kreacje, content, raportowanie, automatyzacje oraz usługi dodatkowe.
Portal Klienta – platforma (np. ClearCRM) służąca do obsługi współpracy: komunikacji, zadań, plików, akceptacji, ofert i rozliczeń (w zależności od konfiguracji).
Narzędzia Zewnętrzne – systemy i aplikacje wykorzystywane do realizacji Usług, m.in.: Stripe, Google Workspace, Leadsie, Brand2Social, Tide, Xero oraz platformy reklamowe (Meta, Google).
SOW (Scope of Work) – dokument/załącznik określający zakres prac, deliverables, harmonogram, zasady i limity (np. liczba poprawek) dla danego Klienta.
Materiały Klienta – zasoby przekazane przez Klienta (logo, zdjęcia, cenniki, opisy, dane kontaktowe, itp.).
Zgłoszenie / Ticket – sprawa zgłoszona przez Klienta poprzez formularz zgłoszeniowy/helpdesk w Portalu Klienta.

§ 3. Zasady korzystania z Usług i Portalu Klienta

3.1. Dostęp i rejestracja

Dostęp do Portalu Klienta może wymagać utworzenia konta. Klient zobowiązany jest do podania prawdziwych danych firmowych (NIP/VAT UE, jeśli dotyczy).
Klient odpowiada za poufność danych logowania i działania wykonane w koncie. Zabrania się udostępniania konta osobom nieupoważnionym. Zaleca się stosowanie silnych haseł oraz 2FA, jeśli dostępne.

3.2. Zasady bezpieczeństwa (Acceptable Use Policy)

Zabrania się wykorzystywania Usług/Portalu do działań niezgodnych z prawem, wprowadzających w błąd, naruszających prawa autorskie lub regulaminy platform (Meta/Google/Stripe).
Zabrania się prób naruszenia bezpieczeństwa, obejścia zabezpieczeń, inżynierii wstecznej, dekompilacji oraz zakłócania działania infrastruktury IT (w tym API) Portalu Klienta i Narzędzi Zewnętrznych.
Usługodawca może ograniczyć dostęp lub wstrzymać Usługi w przypadku naruszeń lub ryzyka naruszeń.

3.3. Onboarding i dostępy

Klient zobowiązuje się nadać Usługodawcy niezbędne dostępy do kont i zasobów (np. Meta Business Manager, konto reklamowe, Pixel/zdarzenia, Google Ads) w trybie bezpiecznym (bez przekazywania haseł).
Usługodawca co do zasady nie przechowuje haseł do prywatnych profili Klienta; dostęp realizowany jest przez role/uprawnienia.

3.4. Model Portal-First

Standardem współpracy jest model Portal-First: zgłoszenia, materiały, akceptacje, terminy i dokumenty prowadzone są w Portalu Klienta/CRM.
Dla zachowania harmonogramu Usługodawca może stosować zasadę milczącej akceptacji: brak uwag do wskazanego terminu oznacza akceptację operacyjną do wdrożenia.

§ 4. Płatności, fakturowanie i podatki

4.1. Waluta i metody płatności

Usługi mogą być wyceniane w GBP, PLN, EUR lub USD, zgodnie z ofertą/SOW.
Płatności mogą być realizowane przez:

Stripe (płatność online/karta), oraz/lub
przelew bankowy na rachunek wskazany na fakturze (np. Tide/Monzo lub inny).

Szczegóły płatności (termin, metoda, waluta) wynikają z oferty/SOW/faktury.

4.2. VAT / reverse charge (Klienci z PL/UE)

Z uwagi na siedzibę Usługodawcy w UK oraz status Non-VAT registered, faktury mogą być wystawiane bez brytyjskiego VAT.
W relacjach B2B – w zależności od miejsca świadczenia usług i statusu podatkowego Klienta – zastosowanie może mieć reverse charge lub inne zasady wynikające z lokalnych przepisów Klienta.
Klient odpowiada za rozliczenia podatkowe po swojej stronie i w razie potrzeby konsultuje je z doradcą podatkowym.

4.3. Faktury

Faktury mogą być wystawiane i przesyłane elektronicznie (np. poprzez Xero i/lub Portal Klienta).
Klient zobowiązuje się podać prawidłowe dane do faktury przed rozpoczęciem realizacji.

4.4. Opóźnienia w płatnościach

Brak płatności w terminie uprawnia Usługodawcę do wstrzymania świadczenia Usług (w tym kampanii) oraz – jeśli dotyczy – ograniczenia dostępu do Portalu do czasu uregulowania należności.

§ 5. Standardy obsługi (SLA) i czasy reakcji

Zgłoszenia realizowane są w modelu Portal-First (Zgłoszenia/Tickets w Portalu).
Standardowe czasy reakcji w dni robocze (Pon–Pt), o ile SOW nie stanowi inaczej:

BASIC+ / usługi jednorazowe: do 48h,
STANDARD: do 36h,
PREMIUM: do 24h (priorytet).

Zdarzenia krytyczne (np. blokada konta reklamowego, odrzucenie płatności, brak dostępu) należy oznaczyć jako Pilne/Urgent w zgłoszeniu.

§ 6. Helpdesk / Ticketing (zgłoszenia)

Wsparcie techniczne i operacyjne realizowane jest poprzez Ticket form / Helpdesk w Portalu Klienta.
Zgłoszenie powinno zawierać: opis problemu, linki/ID zasobów (np. kampania, reklama), datę i kontekst, zrzuty ekranu, oczekiwany rezultat oraz priorytet.
Wątki e-mailowe mogą być obsługiwane pomocniczo, jednak dla celów SLA i porządku projektowego priorytet ma zgłoszenie w Portalu.
W przypadku braku wymaganych informacji w zgłoszeniu, czas reakcji może ulec wydłużeniu do momentu uzupełnienia danych.

§ 7. Akceptacje, poprawki i „milcząca zgoda”

Klient zobowiązuje się do terminowych akceptacji kreacji, treści i ustawień kampanii zgodnie z harmonogramem w Portalu.
Brak uwag do wskazanego terminu może zostać potraktowany jako akceptacja (milcząca zgoda) i skutkować wdrożeniem materiałów.
O ile SOW nie stanowi inaczej, liczba rund poprawek wynosi:

BASIC+: 1 runda,
STANDARD: 2 rundy,
PREMIUM: 2 rundy + optymalizacja formatów w uzasadnionym zakresie.

Zmiany po akceptacji mogą stanowić Change Request (§8), jeśli wykraczają poza standardową optymalizację.

§ 8. Zmiany zakresu (Change Requests) i prace dodatkowe

Zakres Usług określa oferta/SOW/pakiet.
Prace wykraczające poza zakres (np. dodatkowe kampanie, dodatkowe landing pages, dodatkowe konsultacje, dodatkowe kreacje, dodatkowe automatyzacje) realizowane są po akceptacji zakresu, wyceny i terminu.
Usługodawca może odmówić realizacji Change Request, jeżeli jest niewykonalny organizacyjnie lub narusza regulaminy platform.

§ 9. Poufność (NDA-lite)

Strony zachowują w poufności informacje uzyskane w związku ze współpracą (warunki handlowe, strategie, dane dostępu, raporty, materiały przed publikacją).
Ujawnienie informacji poufnych jest dopuszczalne wyłącznie osobom upoważnionym „need-to-know” lub gdy wymagają tego przepisy prawa.
Poufność nie obejmuje informacji publicznych, legalnie pozyskanych od osoby trzeciej lub niezależnie wytworzonych.
Obowiązek poufności obowiązuje w trakcie współpracy i przez 24 miesiące po jej zakończeniu, o ile umowa nie stanowi inaczej.

§ 10. Siła wyższa i przerwy techniczne (Force majeure)

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia wynikające z okoliczności niezależnych (awarie/zmiany platform Meta/Google, CRM, Stripe, hosting, przerwy Internetu, działania organów, katastrofy, strajki).
Usługodawca poinformuje Klienta i podejmie uzasadnione działania minimalizujące skutki oraz wznowi prace możliwie szybko.
Planowane przerwy serwisowe narzędzi mogą powodować czasową niedostępność Portalu i nie stanowią nienależytego wykonania umowy.

§ 11. Prawa własności intelektualnej

Materiały stworzone przez Usługodawcę pozostają własnością Usługodawcy do czasu zapłaty 100% wynagrodzenia.
Po pełnej zapłacie Klient otrzymuje niewyłączną, nieprzenoszalną licencję na wykorzystanie materiałów w celach marketingowych Klienta, bez ograniczeń terytorialnych, w zakresie współpracy.
Klient oświadcza, że ma prawa do Materiałów Klienta i udziela zgody na ich użycie w ramach realizacji Usług.
Wykorzystanie Narzędzi Zewnętrznych podlega także regulaminom tych platform.

§ 12. Odpowiedzialność i gwarancje

Usługodawca nie gwarantuje konkretnych wyników (ROAS/ROI/KPI), stałych kosztów konwersji ani liczby leadów – ze względu na charakter aukcyjny i czynniki zewnętrzne.
Budżety reklamowe (ad spend) są pokrywane bezpośrednio przez Klienta, o ile nie uzgodniono inaczej na piśmie.
Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia zapłaconego Usługodawcy przez Klienta w ciągu ostatniego miesiąca poprzedzającego zdarzenie, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów.

§ 13. Polityka zwrotów (pre-paid) i wstrzymania prac

Opłaty za Usługi (pakiety miesięczne) mają charakter pre-paid i obejmują m.in. rezerwację zasobów/czasu operacyjnego.
Po rozpoczęciu okresu rozliczeniowego lub rozpoczęciu prac w danym miesiącu nie przysługują zwroty proporcjonalne za niewykorzystaną część miesiąca.
Jeżeli współpraca zostaje przerwana z winy Klienta (np. brak dostępu, brak materiałów, brak odpowiedzi, brak płatności), Usługodawca może wstrzymać prace; opłata za dany okres pozostaje należna zgodnie z SOW/umową.
W wyjątkowych przypadkach, gdy Usługodawca nie rozpoczął żadnych prac w danym okresie z przyczyn leżących wyłącznie po stronie Usługodawcy, Klient może otrzymać częściowy zwrot lub kredyt na kolejny okres – wyłącznie na podstawie pisemnych ustaleń.

§ 14. Retencja plików i porządek w Portalu

Portal Klienta jest głównym repozytorium komunikacji i plików projektowych.
Po zakończeniu współpracy Usługodawca może utrzymywać dostęp do plików przez 90 dni (okres retencji), po czym może je zarchiwizować lub usunąć, o ile przepisy nie wymagają dłuższego przechowywania.
Klient powinien pobrać i zabezpieczyć kluczowe materiały przed końcem okresu retencji.

§ 15. Case studies, referencje i oznaczenia (opcjonalnie)

O ile Klient nie zgłosi sprzeciwu na piśmie, Klient wyraża zgodę na wykorzystanie przez Usługodawcę informacji o współpracy w celach portfolio (nazwa firmy, branża, ogólne efekty), bez danych wrażliwych i kwot, chyba że uzgodniono inaczej.
Klient może w każdej chwili zgłosić sprzeciw – Usługodawca zastosuje się w rozsądnym terminie.
Publikacja szczegółów (screeny BM, budżety, wyniki) nie wymagają odrębnej zgody.

§ 16. Ochrona danych osobowych (UK GDPR / RODO)

Usługodawca przetwarza dane zgodnie z UK GDPR (Data Protection Act 2018) oraz RODO w zakresie, w jakim ma ono zastosowanie. ICO: ZC041628.
Role:

w zakresie danych kontaktowych Klienta (B2B) Usługodawca działa jako Administrator,
w zakresie danych przetwarzanych na potrzeby kampanii/leadów Klienta Usługodawca może działać jako Procesor zgodnie z SOW/umową.

Klient akceptuje korzystanie z Narzędzi Zewnętrznych jako podprocesorów w zakresie niezbędnym do realizacji Usług.

Szczegóły znajdują się w Polityce Prywatności:
https://app.clearcrm.com/creatense/ps/privacy-policy

§ 17. Rozwiązanie umowy

Okres wypowiedzenia określa SOW/umowa; w braku zapisu – 30 dni.
Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia Warunków, w szczególności braku płatności lub naruszenia Acceptable Use Policy.

§ 18. Postanowienia końcowe

Prawo właściwe: Anglia i Walia.
Spory: sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.
Zmiany Regulaminu: Usługodawca może wprowadzać zmiany; o istotnych zmianach poinformuje Klientów przez Portal lub e-mail z wyprzedzeniem.

EN — TERMS & CONDITIONS (CREATENSE LTD)

Last updated: 04 Aug 2025
Version: 1.0

1. General provisions & Service Provider details

The website, Client Portal (CRM) and services are operated and provided by CREATENSE LTD, registered in England and Wales (Companies House) under number 16627638.
Registered Office: 3 Desmond Avenue, Hull, United Kingdom, HU6 7JY.
Contact: hello@creatense.com.
Services are provided primarily on a B2B basis to business clients (beauty businesses, creators, artists and event organisers).
Tax status: as of the date of these Terms, the Company is not VAT-registered in the UK (Non-VAT registered).
Data protection: we are registered with the UK ICO as a data controller: ZC041628.
Using the website/portal, submitting a form, registering, accepting an offer/SOW, or commencing cooperation constitutes acceptance of these Terms.

2. Definitions

Client – a business entity or self-employed individual using the Services or the Client Portal.
Services – marketing and consulting services including ad campaign management (e.g., Meta Ads, Google Ads), strategy, creatives, content, reporting, automations and add-ons.
Client Portal – a platform (e.g., ClearCRM) used for communication, tasks, files, approvals, offers and billing (depending on configuration).
Third-Party Tools – tools used to deliver Services, including Stripe, Google Workspace, Leadsie, Brand2Social, Tide, Xero, and advertising platforms (Meta, Google).
SOW (Scope of Work) – a document defining deliverables, timeline, limits and rules for a specific Client/project.
Client Materials – assets provided by the Client (logos, photos, pricing, offer details, etc.).
Ticket – a support/request submitted via the helpdesk/ticket form in the Client Portal.

3. Use of Services & Client Portal

3.1 Registration and access

Portal access may require account creation. The Client must provide accurate business details (including VAT/NIP where applicable).
The Client is responsible for credential confidentiality and actions taken under the account. Sharing access with unauthorised persons is prohibited. Strong passwords and 2FA are recommended where available.

3.2 Acceptable Use Policy

The Client must not use the Services/Portal for unlawful activities, misleading conduct, copyright infringement, or content prohibited by platform policies (Meta/Google/Stripe).
Reverse engineering, decompiling, bypassing security, or disrupting the Portal/Third-Party Tools (incl. APIs) is prohibited.
We may restrict access or pause Services if misuse or security risks occur.

3.3 Onboarding and permissions

The Client must grant necessary permissions to accounts/assets (Meta Business Manager, ad accounts, pixels/events, Google Ads, etc.) preferably without sharing passwords.
We do not store passwords to private profiles; access is managed via roles/permissions.

3.4 Portal-First operating model

We operate under a Portal-First model: requests, materials, approvals, deadlines and documents are handled in the Client Portal/CRM.
We may apply silent approval: no feedback by the deadline means operational approval to proceed.

4. Payments, invoicing and taxes

4.1 Currency and payment methods

Services may be priced in GBP, PLN, EUR or USD as agreed in the offer/SOW.
Payments may be processed via Stripe (online/card) and/or bank transfer to the account stated on the invoice (e.g., Tide/Monzo or other).
Payment terms are defined in the offer/SOW/invoice.

4.2 VAT / reverse charge (PL/EU clients)

Due to our UK establishment and Non-VAT registered status, invoices may be issued without UK VAT.
For B2B services, depending on place of supply and the Client’s tax status, reverse charge or other local rules may apply.
The Client remains responsible for its own tax compliance and should consult a tax advisor where needed.

4.3 Invoices

Invoices may be issued electronically (e.g., via Xero and/or the Client Portal). The Client must provide correct invoicing details before delivery.

4.4 Late payments

Late or missing payments may result in pausing Services (including campaigns) and restricting access to the Client Portal until payment is settled.

5. Service levels (SLA) and response times

Support and requests are handled under a Portal-First model (Tickets).
Standard response times on business days (Mon–Fri), unless the SOW states otherwise:

BASIC+ / one-off services: up to 48h,
STANDARD: up to 36h,
PREMIUM: up to 24h (priority).

Critical incidents (ad account restrictions, payment failures, access issues) should be marked Urgent in the Ticket.

6. Helpdesk / Ticketing

Operational and technical support is handled via the Ticket/Helpdesk form in the Client Portal.
Tickets should include: problem description, relevant IDs/links (campaign/ad), context and timing, screenshots, expected outcome and priority.
Email may be used as a supporting channel; however, SLA and workflow are based on Portal tickets.
If required information is missing, response times may be extended until the Client provides the needed details.

7. Approvals, revisions and silent approval

The Client must provide timely approvals for creatives, copy and settings as scheduled in the Portal.
If the Client does not provide feedback by the deadline, we may proceed (silent approval) to meet the planned launch date.
Unless otherwise agreed in the SOW, revision rounds are: BASIC+ 1, STANDARD 2, PREMIUM 2 + reasonable format optimisation.
Post-approval changes may be treated as a Change Request (Section 8) if beyond standard optimisation.

8. Scope changes (Change Requests) & extra work

Scope is defined in the offer/SOW/package.
Out-of-scope work is delivered only after approval of scope, pricing and timeline.
We may refuse a change request if infeasible or if it violates platform policies.

9. Confidentiality (NDA-lite)

Each party shall keep confidential all information obtained in connection with the cooperation (commercial terms, strategies, credentials, reports, pre-publication assets).
Disclosure is allowed only on a need-to-know basis to authorised personnel/contractors or where required by law.
Confidentiality does not apply to public information, lawfully obtained third-party information, or independently developed information.
Confidentiality applies during cooperation and for 24 months after termination unless agreed otherwise.

10. Force majeure & technical outages

We are not liable for delays/failure caused by events beyond reasonable control, including outages/changes by Meta/Google, CRM, Stripe, hosting providers, internet disruptions, governmental actions, strikes or natural disasters.
We will notify the Client and take reasonable steps to mitigate impact and resume services as soon as practicable.
Planned maintenance of tools may temporarily affect Portal availability and does not constitute a breach.

11. Intellectual property

Deliverables remain our property until full payment is received for the relevant project/billing period.
After full payment, the Client receives a non-exclusive, non-transferable licence to use deliverables for the Client’s marketing purposes within the cooperation scope.
The Client warrants it has rights to Client Materials and licenses them to us as necessary to deliver the Services.
Use of Third-Party Tools/platforms is subject to their own terms.

12. Liability and warranties

No results guarantee: we do not guarantee ROAS/ROI/KPIs or fixed costs due to auction dynamics and external factors.
Ad spend: paid directly by the Client unless agreed otherwise in writing.
Limitation of liability: our total liability is limited to the fees paid by the Client in the last month preceding the event, subject to mandatory law.

13. Refund policy (pre-paid) and pauses

Service fees are pre-paid and include reservation of operational capacity.
Once the billing period has started or work has begun for that period, no pro-rated refunds apply for unused time.
If delivery is paused due to the Client (missing access/materials, lack of responses, non-payment), fees remain payable as per the SOW/agreement.
Exceptionally, if no work has started for a period due solely to our fault, a partial refund or credit may be offered only by written agreement.

14. File retention & Portal housekeeping

The Client Portal is the primary repository for project files and communication.
After termination, we may keep file access for 90 days (retention) and then archive/delete unless longer retention is required by law.
The Client should download and store key deliverables before the retention period ends.

15. Case studies, testimonials and credits (optional)

Unless the Client opts out in writing, the Client allows us to reference the cooperation for portfolio purposes (company name, industry, high-level outcomes) without sensitive data or figures unless agreed.
The Client may opt out at any time; we will comply within a reasonable timeframe.
Publishing detailed data (BM screenshots, budgets, specific results) requires explicit separate consent.

16. Data protection (UK GDPR / EU GDPR)

We process personal data in accordance with UK GDPR and EU GDPR where applicable. ICO: ZC041628
Roles: we act as a Controller for B2B contact data; for campaign/lead data we may act as a Processor as defined in the SOW/agreement.
Third-Party Tools may act as sub-processors to the extent necessary.
Details are set out in the Privacy Policy:
https://app.clearcrm.com/creatense/ps/privacy-policy

17. Termination

Notice periods are defined in the SOW/agreement, or 30 days if not specified.
We may terminate immediately for material breach, including non-payment or Acceptable Use violations.

18. Final provisions

Governing law: England and Wales.
Jurisdiction: courts competent for our registered office, unless mandatory law provides otherwise.
Changes: we may update these Terms and will notify Clients of material changes via the Client Portal or email.